Prozessautomation ist ein wachsendes Übel, das Unternehmen die Möglichkeit gibt, ihre Abläufe zu vereinfachen und Kosten zu senken. Es handelt sich dabei um einen komplexen Prozess, der auf vielen Ebenen die Art und Weise verändern kann, wie ein Unternehmen arbeitet. Es kann äußerst anspruchsvoll sein, die perfekte Prozessautomationslösung für Ihre Bedürfnisse zu finden. Mit der richtigen Lösung können Unternehmen jedoch Zeit und Kosten sparen und effizienter arbeiten. Unsere heutige Anleitung gibt Ihnen eine Übersicht über die 7 besten Tools zur Prozessautomation, mit denen Sie Ihre Arbeitsprozesse verbessern und optimieren können.
Was ist Prozessautomation?
Prozessautomation ist der Einsatz technologischer Lösungen, um manuelle Arbeitsschritte bei Routineaufgaben zu vermeiden. Dies beinhaltet den Einsatz von Software und anderen Lösungen zur Automatisierung vorher definierter Prozesse. Die Automatisierung ist also das Hinzufügen von Tools oder Anwendungen, mit denen Sie Ihre Arbeitsabläufe verbessern und vereinfachen können. Schließlich wird die Automatisierung herangezogen, um manuelle Fehler zu vermeiden, Produktivität zu steigern und Kosten zu senken. Einige Beispiele für Prozesse, die sich für die Automatisierung eignen, sind das Erfassen, Verarbeiten und Drucken von Dokumenten sowie das Überwachen von Dateneingang und -ausgang.
Wie können Sie Prozessautomation nutzen?
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Prozessautomation in einem Unternehmen einzusetzen. Zunächst einmal ist es wichtig zu verstehen, welche Art von Aufgaben Sie automatisieren möchten. Die verschiedenen Tools, die Sie benötigen, hängen stark davon ab, welchen Aufgaben Sie nachgehen. So können beispielsweise mehrere Komponenten wie Dateneingabe, Datenverarbeitung, Reporting und Benachrichtigung in einer einzigen Lösung automatisiert werden. Wenn Sie also Ihr automatisiertes System gestalten möchten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Tools finden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist zu verstehen, welche Vorteile und Kostenvorteile sich aus der Nutzung der Automatisierung ergeben.
Unterschiede zwischen den 7 Tools
Obwohl alle 7 Tools effiziente Arbeitsprozesse unterstützen, gibt es zwischen den einzelnen Tools signifikante Unterschiede. Die folgende Tabelle zeigt die verschiedenen Werkzeuge und ihre jeweiligen Eigenschaften auf:
| Tool | Funktionen |
|---|---|
| Zapier | Ermöglicht es Ihnen, Apps miteinander zu verbinden und verschiedene Arten von Aufgaben automatisch ausführen zu lassen. |
| UiPath | Fokussiert sich auf das Management von Software-Robotics-Prozessen und bietet Ihnen zahlreiche Funktionen und Optionen zur Automatisierung. |
| Automation Anywhere | Ermöglicht das Automatisieren von Aufgaben durch AI-, ML- und RPA-Fähigkeiten. |
| Blue Prism | Hilft Ihnen bei der Automatisierung von End-to-End-Prozessen durch seine fortschrittlichen robotergesteuerten Prozesstechnologien. |
| BPMBest | Bietet eine integrierte Plattform für Business Process Management (BPM), um Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse zu optimieren. |
| IBM Business Automation Workflow | Kann verwendet werden, um Dateneingabe-, Dokumentverarbeitungs- und -verteilungsaufgaben sowie die Verwaltung von Businessprozessen automatisch zu erledigen. |
| Appian | Eine Softwareplattform zur Automatisierung nachhaltiger Arbeitsabläufe mit dieser plattformübergreifenden BPM-Suite. |
Warum sollten Sie Prozessautomation einsetzen?
Die Prozessautomation hat viele potenzielle Vorteile für Ihr Unternehmen. Zunächst stellt sie sicher, dass alle Schritte richtig und auf dem neuesten Stand sind und ermöglicht Ihnen daher ein effizientes Arbeiten. Aber das ist nicht der einzige Vorteil. Durch die Automatisierung können Sie manuelle Fehler vermeiden und die Reaktionszeit bei Verarbeitungsvorgängen verkürzen – was zu höherer Produktivität führt. Viele Prozesse können digitalisiert werden, wodurch wiederum die Sicherheit erhöht wird. Darüber hinaus kann die Prozessautomation helfen, Kosten zu reduzieren, da manuelle Arbeitsschritte vermieden werden. Schließlich bietet Ihnen die Automatisierung mehr analytische Erkenntnisse, sodass Sie ihr automatisiertes System leichter überwachen und optimieren können.
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Welche Anwendungsfälle sind für die Nutzung von Prozessautomation geeignet?
Das Schöne an Prozessautomation ist, dass sie für so ziemlich alles verwendet werden kann. Obwohl dies natürlich stark vom jeweiligen Unternehmen abhängt, gibt es allgemein akzeptierte Anwendungsfälle, die sich ideal für die Automatisierung eignen. Einige Beispiele hierfür sind das Erstellen von Dokumentvorlagen, das Erfassen von Dateneingang/Datenausgang sowie das Generieren von Programmcodes. Wenn Sie maschinelle Lernverfahren (ML) benötigen, um sicherzustellen, dass Ihr automatisiertes System funktioniert, können Sie ML ebenfalls hinzufügen. Schließlich ist es möglich, dass manche Anwendungsfälle zu komplex und spezialisiert sind, um sie vollständig automatisiert werden zu können – in diesem Fall ist es notwendig, manuelle Eingriffe zur Optimierung des Systems vorzunehmen.
Anwendungsbeispiele für die Nutzung von Prozessautomation
Um die Funktion der Prozessautomation besser zu verstehen, hier einige Beispiele ihrer Anwendung: Erstens kann Prozessautomation benutzt werden, um Verkaufsprozesse abzuwickeln. Dies beinhaltet das Erstellen automatischer Bestellbestätigungs-E-Mails oder das Generieren von Rechnungsvorlagen. Zweitens kann die Automatisierung dazu verwendet werden, Administratortools für HR-Zwecke bereitzustellen. Dazu gehört beispielsweise das Automatisieren von Anforderungsbestätigungsformularen oder die Durchführung von Hintergrundprüfungen auf Bewerber. Schließlich kann Prozessautomation dazu verwendet werden, Änderungsanalysen des Systems durchzuführen oder automatisierte Tests beim Einfrieren neuer Releases durchzuführen.
Wie können Sie die besten Tools für Ihre Bedürfnisse finden?
Um herauszufinden, welches Tool am besten zu Ihnen passt und Ihnen bei der Automatisierung Ihrer Arbeitsprozesse hilft, müssen Sie einige Recherchen anstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Funktionen vergleichen, die jedes Tool bereitstellt, sowie Preismodelle und Supportfunktionen. Wenn Sie alle Informationen haben, sollten Sie Ihr Tool vergleichen und bewerten. Gehen Sie dabei Schritte für Schritte vor und prüfen Sie jedes Tool auf seine Funktionen und seine Kapazitäten hinsichtlich Ihrer Bedürfnisse. Einmal gefunden, sollten Sie Ihr Tool ausprobieren und seine Integration in Ihr arbeitsrelevantes Umfeld überprüfen.
Fazit: Welches Tool ist das Richtige für Sie?
Es gibt viele Tools für die Prozessautomation auf dem Markt und es ist wichtig sicherzustellen, dass man das richtige Tool für die jeweiligen Anforderungen auswählt. Wenn man alle Fakten berücksichtigt – Funktionale Anforderungen des Unternehmens, Kostenvorteile und Kompatibilitätsprüfung – sollten Sie in der Lage sein, eine fundierte Entscheidung über das adäquate Tool für Ihr Unternehmen zu treffen. Wir hoffen daher, dass unser Leitfaden Ihnen geholfen hat, mehr über die wichtigsten Tools zur Prozessautomation zu erfahren und zu verstehen, welches für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.